6 outils indispensables pour les ADV

Notre expérience montre que les Administrations des Ventes utilisent en général les 6 mêmes outils. Hélas, ces outils ne sont quasiment jamais intégrés entre eux.

Les outils habituels de l'Administration des Ventes

Les Administrations de Ventes (dans le monde industriel) utilisent d'ordinaire 6 outils différents au quotidien.

1. Microsoft Outlook

(Ou un autre client email, ça dépend des entreprises).

Une capture d'écran du client mail Microsoft Outlook

L'email reste le moyen de communication le plus utilisé entre les fournisseurs et leurs clients dans le monde industriel.

Certains secteurs soumis à des conditions concurrentielles particulièrement exigeantes, comme l'automobile, ont remplacé les emails par des connexions en EDI (Échange Électronique de Documents). Mais la plupart des autres fournisseurs utilisent toujours l'email pour communiquer. À plus forte raison s'ils doivent traiter avec de multiples entités clientes, comme par exemple :

  • L'agroalimentaire traditionnel, qui est amené à livrer des boulangeries, des boucheries ou des poissoneries ;
  • Certains laboratoires, qui livrent des pharmacies ;
  • Les confectionneurs (de vêtements), qui distribuent leurs produits par des revendeurs ;
  • Les coopératives agricoles, qui traitent avec leurs propres adhérents.

Même dans le cas où l'Administration des Ventes n'a pas autant d'interlocuteurs différents (par exemple, dans l'aéronautique ou dans la pâte à papier), les emails sont encore très souvent le canal de communication privilégié entre les clients et les fournisseurs.

L'outil le plus utilisé au sein des Administrations de Ventes est donc le client mail.

2. Adobe Acrobat Reader

L'icône des fichiers PDF, très utilisés à l'ADV

Les échanges dans le monde industriel sont encore très fréquemment formalisés dans des fichiers PDF. Ces fichiers PDF sont le plus souvent envoyés en pièces jointes d'emails. Le format PDF est utilisé pour quasiment tous les documents qui entrent dans le cycle d'une transaction : bon de commande, accusé de réception, liasse technique, certificats de conformité, étiquette, bon de livraison, réclamation...

Les Administrations des ventes utilisent donc un lecteur de fichiers PDF au quotidien.

3. Leur ERP

L'ERP (Enterprise Resource Planing) est le logiciel cœur des entreprises industrielles ou des distributeurs B2B. L'Administration des Ventes l'utilise pour (a) y déposer les commandes entrantes et (b) vérifier l'avancement de la production de ces mêmes commandes, afin d'informer le client d'éventuels retards.

L'ERP est donc l'un des logiciels les plus consultés par l'Administration des Ventes.

4. Microsoft Excel

L'icône du logiciel Microsoft Excel

Excel entre également dans le panthéon des logiciels les plus utilisés par les Administrations des Ventes. En effet, il est très utilisé par les ADV pour convertir des informations, notamment grâce à la fameuse fonction « RechercheV » : traduction de codes produits client en codes produits internes, obtention d'un code usine à partir de la référence produit, etc.

Microsoft Excel est également régulièrement utilisé par les Administrations des Ventes dans les cas suivants :

  • Dans le cas où les clients eux-mêmes font parvenir des fichiers Excel à l'Administration des Ventes, généralement pour passer commande (auquel cas le fichier Excel se substitue aux PDF habituels)
  • Dans le cas où l'ADV effectue une revue de carnet de commande pour le compte d'un client

5. Le téléphone

Illustration : une responsable ADV au téléphone

L'une des principales forces de l'Administration des Ventes, si ce n'est LA principale, est de pouvoir parler en direct avec les clients ou les parties prenantes d'une commande en cours.

Ces interactions de vive voix s'avèrent essentielles dans les situations où les clients anticipent des problèmes et comptent sur leur fournisseur pour les en garder. Par exemple : lorsqu'un client anticipe un arrête de production dû à une pièce bientôt manquante. Cette perspective dramatique - les sommes en jeu sont toujours colossales - amène le plus souvent les clients à joindre l'ADV plusieurs fois par jour, directement au téléphone.

Le téléphone est donc un outil indispensable pour permettre aux ADV de jouer leur rôle d'accompagnement des clients.

6. Microsoft Teams

L'icône du logiciel Microsoft Teams

Il arrive régulièrement que les Administrations des Ventes utilisent un logiciel de messagerie instantanée, type Microsoft Teams, pour tenter d'obtenir des informations de la part des autres départements de l'entreprise (p.ex., demander à la Planification : « Serait-il possible de décaler cette commande de 2 semaines ? »)

Comment Emera simplifie les outils de l'administration des ventes

Pour rappel, Emera est une solution conçue avec et pour les Administrations des Ventes / les Services Client dans l'industrie.

Nous avons la conviction que les Administrations des Ventes consacrent trop de temps à des tâches à faible valeur ajoutée (p.ex., de la saisie manuelle), faute d'outils adaptés. Cette situation empêche les équipes de se consacrer à ce qui compte vraiment : résolution de problèmes pour les clients, prise de commandes complexes, suivi des pièces critiques... et surtout, à la relation humaine avec les clients.

Emera permet aux équipes d'utiliser moins d'outils :

  • Emera s'intègre avec tous les serveurs d'emails : plus besoin de passer par un client mail ;
  • Emera extrait automatiquement les informations des fichiers PDF ou Excel reçus : plus besoin d'utiliser un lecteur de PDF ;
  • Emera automatise la grande majorité des tâches répétitives : plus besoin d'utiliser Microsoft Excel pour y faire des « RechercheV » et des « concaténer » ;
  • Emera s'intègre avec une large gamme d'ERP : l'équipe de l'Administration des Ventes aura beaucoup moins souvent besoin de l'utiliser. Notez cependant que l'ERP doit rester la source de données de référence de l'entreprise. Emera est conçue pour interagir facilement avec l'ERP, mais nous insistons sur l'importance d'une architecture « en étoile » autour de l'ERP.

Par contre, Emera ne remplace par le téléphone... car notre objectif est justement de vous permettre de passer plus de temps à parler à vos utilisateurs !

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Nous vous recontacterons rapidement pour vous présenter notre solution en détails.

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