Qui sont les interlocuteurs de l'Administration des Ventes ?

L'Administration des Ventes est au cœur de tous les échanges entre vos clients et les autres départements internes.

Dans une organisation industrielle ou chez un grossiste B2B, quel département est le plus connecté à tous les autres ?

Réponse : l'Administration des Ventes.

Du fait de ses missions, l'Administration des Ventes (ADV) est une véritable plaque tournante au sein de l'entreprise. Elle est la gare de triage des demandes client entrante, et elle est souvent le seul département autorisé à communiquer avec le client (mis à part peut-être la Qualité et la Finance).

Les interlocuteurs externes de l'Administration des Ventes

  • Les clients, évidemment - ce sont eux qui passent commande, qui formulent des demandes et qui envoient des réclamations ;
  • Certains prestataires, comme par exemple les laboratoires d'analyse qualité chargés d'étudier des échantillons de pièces avant leur envoi au client ;
  • Les logisticiens, en charge de faire parvenir la commande au client.

Les interlocuteurs internes de l'Administration des Ventes

L'Admninistration des Ventes est assez naturellement en contact régulier avec tous les départements qui permettent au client de recevoir ses commandes en temps et en heure, et avec des produit de qualité satisfaisante. Ces départements sont :

  • Le département Planification, en charge de confirmer à l'ADV les dates de mise à disposition des produits commandés ;
  • Le département Qualité, en charge de confirmer à l'ADV les processus et délais de mise à disposition des pièces après leurs tests de conformité ;
  • La Logistique, en charge d'étiqueter les commandes et de les remettre au prestataire de transport.

D'autres départements internes qui dépendent de l'ADV

Notez que l'ADV interagit rarement avec le département Finance, mais que l'efficacité du travail de ce dernier dépend énormément de la rigueur de l'Administration des Ventes. Une erreur de prise de commande résultera en une facture erronée, et donc en des cheveux blancs en plus pour la Finance.

Il est également remarquable que l'ADV interagisse finalement assez peu avec les commerciaux. Notre expérience montre que ceux-ci, une fois un contrat signé avec le client, s'en remettent largement aux Administrations des Ventes pour garantir le bon fonctionnement de la relation commerciale.

Dans certaines organisations, les Commerciaux sont toutefois amenés à échanger avec l'ADV lorsqu'il est nécessaire d'émettre un devis (commande hors contrat), ou pour vérifier la conformité des prix réclamés par les clients.

Comment Emera facilite les échanges de l'ADV

Du fait de son rôle central entre l'extérieur et l'intérieur des entreprises, les Administrations de Ventes doivent souvent gérer des volumes d'information importants et des centaines d'emails en même temps.

Emera facilite les échanges de l'Administration des Ventes grâce à sa fonctionnalité de workflows.

Une carte de collaboration dans Emera ; le workflow de la carte peut être configuré dans la colonne de gauche.

Ces workflows permettent de :

  • Éviter d'échanger de multiples emails et pièces jointes ;
  • Permettre aux interlocuteurs de bien comprend tout le contexte d'une demande ;
  • Utiliser des templates (certains échanges initiés par l'Administration des Ventes sont toujours les mêmes, par exemple, « est-il possible de livrer la pièce ABC pour le client XYZ 1 mois plus tôt ? ») ;
  • Relancer automatiquement les interlocuteurs n'ayant pas répondu ;
  • Archiver au même endroit tous les échanges et documents liés à un sujet donné ;
  • Ne pas oublier une requête en cours (tous les workflows non terminés sont visibles au même endroit).

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